Задължения на работодателите при въвеждането на електронната трудова книжка в България
От 1 юни 2025 г. всички работодатели в България са задължени да преминат към електронната трудова книжка (ЕТК), която ще замени досегашния хартиен формат. Това изискване е част от новия централизиран Регистър на заетостта, администриран от Националната агенция за приходите (НАП). Работодателите имат редица отговорности, свързани с вписване и управление на трудовата информация за своите служители.
Какво представлява електронната трудова книжка?
Електронната трудова книжка е част от централизирания Регистър на заетостта, поддържан от Националната агенция за приходите (НАП). Тя съдържа единен електронен трудов запис (ЕТЗ), който включва всички данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. ЕТЗ служи като официален удостоверителен документ за трудовия стаж и свързаните с него обстоятелства.
Електронната трудова книжка съдържа всички ключови данни и обстоятелства, свързани с професионалния път на служителя. Тя се съхранява в цифров формат и е достъпна чрез електронна платформа, предоставена от НАП.
Основни данни, които съдържа ЕТЗ:
✔️ Идентификационни данни на служителя (име, ЕГН)
✔️ Данни за работодателя (име, ЕИК, правна форма)
✔️ Дата на започване и прекратяване на трудовото правоотношение
✔️ Длъжност, основно възнаграждение и работно време
✔️ Промени в длъжността, заплатата и работните условия
✔️ Отпуски, болнични и други трудови обстоятелства
✔️ Основание за прекратяване на трудов договор
✔️ Осигурителен стаж и социалноосигурителни права
Преходен период и задължения на работодателите
До 1 юни 2025 г. работодателите трябва да се подготвят за преминаване към електронната система, като осигурят необходимата техническа инфраструктура и обучат персонала си за работа с новия регистър. След тази дата всички нови трудови правоотношения ще бъдат регистрирани електронно, а съществуващите хартиени трудови книжки ще останат валидни, но новите вписвания ще се извършват в електронния регистър.
Работодателите са длъжни да:
Регистрират всички нови трудови правоотношения в електронния регистър на НАП, вместо да издават хартиени трудови книжки.
Подадат информация за съществуващите трудови правоотношения в срок, определен от законодателството.
Осигурят достъп на служителите си до техните електронни трудови книжки чрез предоставената платформа.
Гарантират точността на въведените данни и да отразяват всяка промяна своевременно.
След пълното внедряване на системата работодателите трябва да спазват следните изисквания:
Актуализиране на информацията
Всяка промяна в трудовите правоотношения (назначение, преназначение, прекратяване) трябва да се вписва в електронната система в срок от 7 дни.
Въвеждане на данни за отпуски, включително платен годишен отпуск, болнични и неплатени отпуски.
Актуализиране на информацията за заплати, осигуровки и допълнителни възнаграждения, ако е приложимо.
Прекратяване на трудовите отношения
При прекратяване на трудов договор работодателят е длъжен да отрази това в електронната система до 7 дни от последния работен ден.
Работникът получава автоматично електронно потвърждение за прекратяването на договора.
Съхранение и защита на личните данни
Спазване на изискванията за сигурност и защита на личните данни, съгласно Общия регламент за защита на личните данни (GDPR).
Ограничен достъп до информацията в електронната трудова книжка – работодателят има достъп само до данните, свързани с текущия трудов договор.
Достъп до електронната трудова книжка
Всяко наето лице има достъп до своята електронна трудова информация чре сигурен електронен портал, предоставен от НАП. Работодателите осъществяват достъп до необходимата информация за своите служители, през същия портал, без да имат достъп до информация за предходни възнаграждения и обезщетения.
Предимства на електронната трудова книжка
Улеснен достъп до информация: Работниците и работодателите могат бързо и лесно да проверяват трудовия стаж и свързаните с него данни.
Намаляване на административната тежест: Елиминира се необходимостта от поддържане на хартиени документи и свързаните с тях процедури.
Повишена сигурност на данните: Централизираната система гарантира защита на личната информация и намалява риска от загуба или повреда на документи.
Въвеждането на електронната трудова книжка е стъпка към модернизиране на трудовите отношения в България, осигурявайки по-голяма прозрачност и ефективност както за работниците, така и за работодателите.